UGC-Rechnung schreiben: Was draufstehen muss

Musst du überhaupt eine Rechnung schreiben?

Ja, in fast jedem UGC-Auftrag. Nach § 14 Abs. 2 UStG musst du eine Rechnung ausstellen, wenn du eine Leistung an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen erbringst. Eine Marke, die dein Video für ihre Kanäle kauft, ist genau das. Die Frist: innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. Praktisch schreibst du sie mit der Abgabe des Videos, dann wartest du nicht länger als nötig auf dein Geld.

Das gilt auch als Kleinunternehmerin. Die Kleinunternehmerregelung befreit dich von der Umsatzsteuer, nicht von der Rechnung.

Quelle: § 14 UStG.

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG

Eine vollständige Rechnung enthält nach § 14 Abs. 4 UStG:

1. deinen vollständigen Namen und deine Anschrift sowie Name und Anschrift der Marke,
2. deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird,
5. Art und Umfang der Leistung, also was du geliefert hast,
6. den Zeitpunkt der Leistung, zum Beispiel das Abgabedatum oder den Leistungsmonat,
7. das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen,
8. den Steuersatz und den Steuerbetrag, oder bei einer Befreiung einen Hinweis darauf.

Für Kleinunternehmer gilt eine kürzere Liste, dazu gleich mehr. Für Rechnungen bis 250 Euro brutto erlaubt § 33 UStDV ebenfalls weniger Angaben (Kleinbetragsrechnung). Bei UGC-Aufträgen liegst du selten darunter, und eine vollständige Rechnung ist nie falsch.

Quellen: § 14 Abs. 4 UStG, § 33 UStDV.

Die fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Nummer darf nur einmal vorkommen. Wie sie aussieht, entscheidest du: reine Zahlen, mit Jahr davor wie 2026-014 oder mit Buchstaben. Du darfst auch mehrere getrennte Nummernkreise führen, solange jede Nummer eindeutig bleibt.

Eine lückenlose Folge verlangt die Finanzverwaltung nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 10 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses). Lücken sollten aber erklärbar sein, etwa durch eine stornierte Rechnung. Am einfachsten ist ein Zähler, der bei jeder Rechnung um eins steigt und den du nie von Hand zurücksetzt.

Kleinunternehmerregelung seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gilt § 19 UStG in neuer Fassung. Kleinunternehmerin bist du, wenn dein Gesamtumsatz

• im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und
• im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Drei Punkte, die sich gegenüber früher geändert haben:

1. Die Grenze im laufenden Jahr wirkt sofort. Schon der Umsatz, mit dem du die 100.000 Euro überschreitest, ist nicht mehr steuerfrei. Was du vorher eingenommen hast, bleibt es. Eine Prognose wie früher gibt es nicht mehr.
2. Im Gründungsjahr gilt 25.000 Euro. Fängst du in diesem Jahr an, startest du ohne Prognose als Kleinunternehmerin. Übersteigt dein Umsatz im Gründungsjahr 25.000 Euro, gilt ab genau diesem Umsatz die Regelbesteuerung. Hochgerechnet wird nicht.
3. Es ist eine Steuerbefreiung. Du weist keine Umsatzsteuer aus, auch nicht auf kleinen Rechnungen, und kannst im Gegenzug keine Vorsteuer abziehen.

Was auf deiner Rechnung stehen muss

§ 34a UStDV nennt für Kleinunternehmer eine kürzere Liste: Name und Anschrift von dir und der Marke, deine Steuernummer, deine USt-IdNr. oder deine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, den Betrag und einen Hinweis darauf, dass die Leistung nach § 19 UStG steuerfrei ist. Der Wortlaut des Hinweises ist nicht vorgeschrieben. Eine klare Form:

Eine Rechnungsnummer und das Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht. Schreib beides trotzdem drauf: Die Marke braucht die Nummer für ihre Buchhaltung, und du brauchst sie, um Zahlungen zuzuordnen. Spätestens wenn du die Grenze überschreitest, brauchst du ohnehin die volle Liste.

Quellen: § 19 UStG, § 34a UStDV, BMF-Schreiben vom 18. März 2025, IHK Region Stuttgart zur Kleinunternehmerregelung.

Leistung und Nutzungsrechte richtig beschreiben

„UGC-Video“ ist als Leistungsbeschreibung zu knapp. Auf die Rechnung gehört, was im Angebot stand, Posten für Posten. Das hat zwei Gründe: Die Marke sieht, wofür sie zahlt, und du hast einen Beleg dafür, welche Nutzung bezahlt ist. Will die Marke das Video nach Ablauf der Laufzeit weiter als Anzeige schalten, steht auf deiner Rechnung, dass das nicht inbegriffen war.

Für das Beispiel aus dem Artikel zu UGC-Preisen sieht das so aus:

• UGC-Video, Produktvorstellung, 1 Hook, 1 Korrekturschleife, organische Nutzung auf den Social-Media-Kanälen der Marke: 200 €
• Nutzungsrecht bezahlte Werbung, bis 30 Tage ab erster Schaltung (40 % des Grundhonorars): 80 €

Warum die Werbenutzung ein eigener Posten ist und wie du sie berechnest, steht im Artikel Nutzungsrechte bei UGC. Wie der Preis entsteht, im Artikel UGC Preise 2026.

Kund:innen im EU-Ausland

Bei vielen Marken sitzt die Rechnungsadresse nicht in Deutschland. Für Dienstleistungen an Unternehmen in einem anderen EU-Land gilt in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren: Die Umsatzsteuer schuldet dann nicht du, sondern die Marke in ihrem Land. Die Rechnung trägt in diesem Fall den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ sowie deine USt-IdNr. und die der Marke (§ 14a Abs. 1 UStG). Dazu kommen Meldepflichten, etwa die Zusammenfassende Meldung.

Als Kleinunternehmerin gelten dabei Besonderheiten, je nachdem, ob du eine USt-IdNr. hast und verwendest. Hier lohnt sich vor dem ersten Auftrag aus dem Ausland ein Gespräch mit einer Steuerberatung. Dasselbe gilt für Marken außerhalb der EU, etwa in der Schweiz, für die wieder andere Regeln gelten.

Quelle: § 14a UStG.

E-Rechnung: was 2026 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Dafür reicht zunächst ein E-Mail-Postfach. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Eine PDF per Mail braucht dabei, wie bisher, die Zustimmung der Marke.

Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen: Nach § 34a UStDV darfst du deine Rechnung immer als sonstige Rechnung schicken, also auch weiterhin als PDF.

Quellen: BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung, IHK Rhein-Neckar zur E-Rechnung, § 34a UStDV.

Typische Fehler auf UGC-Rechnungen

Umsatzsteuer ausweisen, obwohl du Kleinunternehmerin bist

Steht auf deiner Rechnung „zzgl. 19 % MwSt.“, obwohl du die Kleinunternehmerregelung nutzt, schuldest du den ausgewiesenen Betrag trotzdem dem Finanzamt (§ 14c UStG). Berichtigen lässt sich das nur mit Antrag beim Finanzamt. Prüf deshalb vor dem Versand, ob der Hinweis auf § 19 dasteht und keine Steuerzeile.

Die Rechnung an die falsche Stelle

Die Rechnung geht an deinen Vertragspartner. Hat dich eine Agentur im Auftrag der Marke gebucht, ist das in der Regel die Agentur, nicht die Marke. Frag im Zweifel vor dem Dreh nach der Rechnungsadresse, dann steht sie schon im Angebot.

Nur „UGC-Video“ als Leistung

Ohne Laufzeit und Nutzungsart lässt sich später nicht belegen, was bezahlt ist. Übernimm die Posten aus deinem Angebot wörtlich, inklusive Laufzeit der Werbenutzung.

Eine Nummer zweimal vergeben

Passiert schnell, wenn du Rechnungen aus einer alten Datei kopierst. Eine doppelte Nummer ist ein Mangel der Rechnung, und die Marke kann sie zurückschicken. Ein Zähler, den du nur hochzählst, verhindert das.

Quelle: § 14c UStG.

Muster einer UGC-Rechnung

So sieht eine Rechnung als Kleinunternehmerin mit allen Angaben aus. Die eckigen Klammern ersetzt du durch deine Daten.

Bist du nicht mehr Kleinunternehmerin, kommen die Umsatzsteuer mit Satz und Betrag dazu, und der Hinweis auf § 19 entfällt. Die Zahlungsfrist ist keine Pflichtangabe, aber sie spart dir die Nachfrage, wann das Geld kommt.

In InboundOS entsteht die Rechnung aus dem Deal: mit fortlaufender Nummer im Format 2026-001, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum und dem Hinweis auf § 19 UStG, wenn du die Kleinunternehmerregelung eingestellt hast.